TS. Cao Phương Thảo           - Trưởng phòng

Ths. Đào Quang Bình             - Phó Trưởng phòng

Ths. Từ Thị Phi Điệp               - Phó Trưởng phòng

 

Phòng Hành chính – Tổng hợp là một trong hai phòng chức năng thuộc Viện.

Phòng Hành chính - Tổng hợp có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là Department of General Administration

Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập năm 1975 là một phòng chức năng thuộc Viện Khoa học xã hội tại Thành phố Hồ Chí Minh nay là Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.

Trải qua quá trình xây dựng và phát triển Phòng lần lượt có các tên như sau:

+ Giai đoạn 1975-1977: Phòng Hành chính – Quản trị và Tài vụ

+ Giai đoạn 1989-1995: Có các phòng như sau:

1. Gồm có 2 phòng là Phòng Hành chính – Quản trị và Tài vụ (1978-1982) tách ra thành 2 phòng: Hành chính – Quản trị (1982-1986) và Phòng Tài vụ (1982-1986); nhập lại thành Phòng Hành chính – Quản trị và Tài vụ (1986-1989) và nhập Phòng Tổ chức - Cán bộ thành Phòng Hành chính – Tổ chức – Tài vụ (1989-1991.

2. Phòng Tổ chức – Cán bộ (1978-1986), đổi tên là Phòng Tổ chức – Đào tạo (1988-1989) nhập với Phòng Hành chính – Quản trị và Tài vụ thành Phòng Hành chính – Tổ chức – Tài vụ (1989-1991).

3. Phòng Kỹ thuật (1978-1986)

4. Phòng Kế hoạch Tổng hợp (1983-1986)

5. Phòng Khách Quốc tế tại Thành phố Hồ Chí Minh (1988)

+ Giai đoạn 1990-1998:

1. Phòng Hành chính – Đối ngoại

2. Phòng Tổ chức Cán bộ và Đào tạo

+ Giai đoạn 1998-2003:

1. Phòng Hành chính – Đối ngoại

2. Phòng Tổ chức Cán bộ và Đào tạo

3. Phòng Kế hoạch – Tài chính (1999-2000)

+ Giai đoạn 2003-2008:

1. Phòng Hành chính – Tổng hợp

2. Phòng Tổ chức Cán bộ và Đào tạo

+ Giai đoạn 2008-2013:

1. Phòng Hành chính – Tổng hợp

2. Phòng Tổ chức - Cán bộ

+ Giai đoạn 2013-2018:

1. Phòng Tổ chức - Hành chính

+ Giai đoạn 2018-2021:

2. Phòng Tổ chức - Hành chính

+ Giai đoạn 2021 đến nay:

1. Phòng Hành chính – Tổng hợp

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHÍNH

a) Chức năng Phòng Hành chính – Tổng hợp có nhiệm vụ tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý và thống nhất thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về công tác tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ, tài chính tài vụ, hành chính quản trị văn phòng theo quy định của pháp luật.

b) Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng có nhiệm vụ thực hiện các công tác đó là Công tác tổ chức - cán bộ và đào tạo; Công tác tài chính - kế toán được tổ chức thực hiện theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm; C ông tác hành chính, quản trị, văn thư – lưu trữ, lái xe, bảo vệ, tạp vụ với chức năng và nhiệm vụ được phân công theo quy chế, quy định hiện hành nhằm đảm bảo quyền lợi của tổ chức và cá nhân đó là các đơn vị trực thuộc, các viên chức và người lao động của Viện. Đồng thời Phòng cũng thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho các hoạt động chung phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện. Bên cạnh đó, Phòng luôn thực hiện tốt c ông tác phục vụ các buổi hội nghị, hội thảo, tọa đàm hàng năm cũng như đã phục vụ các đợt khai giảng, các đợt trao bằng cho các khóa cao hoc của Học viện Khoa học xã hội cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục tiêu đảm bảo chu đáo, hiệu quả và kịp thời cho các hoạt động chung của Viện và các đối tác của Viện.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC:

- Số lượng viên chức hiện tại: Có 17 người bao gồm 08 biên chế, 08 hợp đồng theo nghị định 111/NĐ-CP và 01 hợp đồng vụ việc. Các bộ phận trực thuộc bao gồm: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 03 người; Bộ phận Tổ chức – Cán bộ: 02 người; Bộ phận Tài vụ: 02 người; Bộ phận Quản trị: 02 người; Bộ phận Bảo vệ: 04 người; Bộ phận Tạp vụ: 02 người; Bộ phận Lái xe: 02 người

IV. KẾT QUẢ:

- Giới thiệu những công việc đã hoàn thành

1. Về công tác chuyên môn

Công tác Văn thư: Sắp xếp, xử lý công văn đi và đến chính xác, kịp thời và đúng chủng loại. Chúng tôi đã thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư như: Thực hiện quy trình văn bản, bao gồm công văn đi, quyết định đi ; công văn Đến, tiếp nhận công văn đến, quyết định đến trên hệ thống văn bản điều hành ; ban hành công văn đi, quyêt định đi, Cung cấp giấy giới thiệu, giấy công lệnh cho viên chức và người lao động, thực hiện quy trình quản lý hợp đồng. Sắp xếp xử lý công văn Đi và Đến chính xác, kịp thời và đúng chủng loại.

Công tác Lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và đưa vào lưu trữ tài liệu, công văn, quyết định từ bộ phận văn thư bàn giao. Phục vụ tra cứu công văn, quyết định, mượn tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện, viên chức trong Viện; Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu trong kho; Kiểm tra và thực hiện việc bảo trì các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ như: giá, hộp, bìa hồ sơ, cặp tài liệu, tủ tài liệu, thiết bị chữa cháy, máy điều hòa...; Thường xuyên vệ sinh kho, tài liệu, bảo quản tài liệu chống mối mọt theo định kỳ; An toàn trong phòng, chống cháy, nổ; thường xuyên vệ sinh tài liệu; Thống kê và chỉnh lý tài liệu tồn đọng; Thực hiện tốt chế độ báo cáo, thống kê theo hướng hẫn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Công tác tổ chức – cán bộ:

Việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cơ cấu lại đội ngũ công chức, viên chức cho thấy số đơn vị nghiên cứu theo đúng cơ cấu quy định (1 phòng có từ 7 người) trở lên. Viện đã xây dựng đề án tổ chức cơ cấu bộ máy trình Viện Hàn lâm phê duyệt theo đó sắp xếp lại tổ chức bộ máy hiện nay có 10 đơn vị trực thuộc, xây dựng quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức trình Viện Hàn lâm ban hành, Viện xây dựng dự thảo Quy chế tổ chức và hoạt động trình Viện Hàn lâm phê duyệt vào tháng 7/2024.

a. Về công tác nhân sự

Khái quát về hiện trạng nhân lực của đơn vị: Tổng số lao động của Viện hiện nay có 77 người, Trong đó: Nam 31, nữ 46. Biên chế: 66 người, Hợp đồng theo Nghị định 111: 10 người. Hợp đồng vụ việc: 01 người. Trình độ:

Viện tổ chức đánh giá, xếp loại viên chức theo đúng trình tự, thủ tục. Dựa trên kết quả đánh giá xếp loại viên chức, Viện đưa những cán bộ trong diện quy hoạch, diện quản lý được cử đi học để đào tạo, bồi dưỡng và bố trí đề bạt sử dụng viên chức nhằm phát huy tính hiệu quả, năng lực lãnh đạo quản lý trong công tác sử dụng, quản lý viên chức.

b. Về công tác chế độ, chính sách: Việc thực hiện chế độ tiền lương; Việc thực hiện chế độ hưu trí; Việc thăng hạng chức danh nghề nghiệp: Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Viện Hàn lâm và quy định pháp luật hiện hành.

c. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng : Thực hiện Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức nhằm từng bước chuẩn hóa trình độ đội ngũ cán bộ, viên chức   Viện đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị, của trung tâm ,   tạo điều kiện thuận lợi để viên chức được nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như bồi dưỡng, nâng cao nhận thức của cán bộ viên chức,   trong đó ch uẩn hóa đào tạo trình độ lý luận Trung cấp chính trị cho cán bộ là trưởng, phó phòng; giới thiệu viên chức đi học các lớp quản lý nhà nước, nghiệp vụ , chuyên môn cho các viên chứ c theo quy chế đào tạo ở trong và ngoài nước theo đúng quy định hiện hành.

2. Công tác tài chính – kế toán, quản lý cơ sở vật chất đảm bảo an ninh, an toàn, hiệu quả

Thực hiện các họat động tài chính thường xuyên của viện theo nội dung và tiến độ đề ra. Chuyển khoản kinh phí cho các đề tài cấp bộ và các đề tài cấp cơ sở hàng năm cũng như thanh quyết toán các đề tai đúng tiến độ và đúng quy định. Công tác quản trị thực hiện tốt việc kiểm kê tài sản, mua sắm tài sản và quản lý tài sản đúng quy định. Công tác đảm bảo an ninh tòa nhà, quản lý người ra vào, công tác phục vụ vệ sinh phòng ốc, dọn dẹp các tầng được thực hiện hướng đến tiêu chuẩn xanh, sạch, đẹp. Công tác lái xe đảm bảo an toàn, chấp hành tốt luật giao thông và thực hiện đúng chủ trương thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

3. Về chấp hành pháp luật và thực hiện các quy định của Nhà nước về lĩnh vực khoa học xã hội :

Phòng Hành chính – Tổng hợp thường xuyên bám sát các Nghị quyết Trung ương Đảng và chỉ đạo của Ban tuyên giáo Trung ương để có phương hướng hoạt động đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước và quy định của Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ vùng Nam Bộ.

4. Về tổ chức quản lý nội bộ và phục vụ hoạt động chung của Viện :

Lãnh đạo phòng Hành chính – Tổng hợp đã có sự chỉ đạo, điều hành, tổ chức nhịp nhàng đồng bộ nhằm phục vụ tốt các yêu cầu của viên chức trong Viện. Các bộ phận trong phòng phối hợp với nhau để công việc luôn hoàn thành đúng thời hạn, hợp lý, đạt yêu cầu đề ra.

Ngoài ra, phòng TC-HC còn tham gia đầy đủ các hoạt động của Công đoàn, Ban Thanh tra nhân dân, Chi đoàn TNCSHCM và Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ ở Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ với vai trò là Chủ tịch Công đoàn, Phó chủ tịch Công đoàn, Trưởng ban Thanh tra nhân dân, ủy viên ban TTND, ủy viên, tổ trưởng, tổ phó của các tổ chức nói trên và tham gia vào cấp ủy như Đảng ủy, Chi ủy với vai trò là Phó bí thư đảng ủy, ủy viên ban chấp hành Đảng bộ; Bí thư chi bộ, Phó bí thư chi bộ, ủy viên chi ủy.

- Những thành tích đạt được gồm có c ác hình thức khen thưởng và danh hiệu thi đua đã được ghi nhận đó là:

- Tặng danh hiệu Tập thể phòng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ các năm 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2021, 2022, 2023, 2024 liên tục và Bằng khen của Chủ tịch Viện (2 năm liền hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ): 2015, 2017, 2019, 2022, 2024

- Bằng khen của Chủ tịch Viện có: 10 cá nhân.

- Danh hiệu chiến sĩ thi đua cơ sở có: 12 cá nhân.

- Danh hiệu lao động xuất sắc đề nghị Viện trưởng khen thưởng: 16 cá nhân.

- Danh hiệu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đột xuất đề nghị Viện trưởng khen thưởng: 05 cá nhân.

V. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN

- Kế hoạch: Phòng Hành chính – Tổng hợp đã lập kế hoạch hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, định kỳ và đột xuất của Lãnh đạo Viện giao, cụ thể như sau:

Phổ biến chương trình, kế hoạch công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp Thủ trưởng chuẩn bị các đề án, phương án ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành. Thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ, viên chức và người lao động, quản lý nhân sự, hồ sơ tổ chức cán bộ. Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ. Xây dựng, tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng. Thực hiện các hoạt động tác nghiệp, nghiệp vụ hành chính. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, thực hiện các mối liên hệ với các cơ quan cấp trên và cấp dưới; với các cơ quan tổ chức khác. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, duy trì mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Mục tiêu, định hướng phát triển:

Tiếp tục cải cách nâng cao chất lượng hoạt động của phòng Hành chính – Tổng hợp đi theo hướng tinh gọn, hiệu quả, năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp. Thực hiện triệt để chủ trương tiết kiệm chống lãng phí trong việc sử dụng vật tư, trang thiết bị của Viện, đề xuất các giải pháp sáng kiến nhằm tiết kiệm điện, nước; đề xuất cảc giải pháp để quản lý sắp xếp hồ sơ lưu trữ đi vào khai thác sử dụng hiệu quả, thiết thực, chuyên nghiệp. Đảm bảo công tác bảo quản, xử lý các văn bản liên quan đến mọi hoạt động của Viện; công tác an ninh bảo vệ đảm bảo an toàn, công sở sạch đẹp; công tác tài chính rõ ràng, thuận lợi cho viên chức trong Viện thực hiện đề tài, nhiệm vụ; công tác quản trị kịp thời, chính xác và tiết kiệm, chống lãng phí…